Inutile d’être un sténographe averti, pour prendre des notes en réunion, tout en participant activement aux échanges : aujourd’hui, il existe des techniques et des outils, pour conserver les données essentielles – et parfois très détaillées – de la conversation. Voici quelques conseils pour concilier efficacité et technologie.
Attention, même si la prise de note Google Meet est automatique, il demeure essentiel de re-travailler le document généré par IA.
Choisir la méthode adaptée à la réunion et à vos préférences
Plusieurs méthodes pour prendre des notes en réunion s’offrent à vous : le choix est dicté par vos préférences personnelles et par la nature des échanges.
Par exemple, la méthode Outline organise les notes de manière hiérarchique, avec les sujets principaux, au départ et les sujets secondaires, à la suite. La méthode Cornell organise, quant à elle, la page en 3 sections – à savoir, une petite colonne pour les mots clés, une plus large, pour les notes détaillées et une section de résumé, en bas de la feuille.
Adopter les meilleures pratiques
Quelle que soit la méthode retenue pour prendre des notes en réunion, il est nécessaire de se préparer, pour gagner en confort et en efficacité : connaître les protagonistes, les sujets traités et les attentes.
Lorsque la réunion débute, il faut savoir écouter, sans jugement personnel, pour comprendre ce que dit l’autre et transcrire sa pensée le plus fidèlement possible. Attention, cela ne signifie pas de tout noter : il s’agit d’effectuer un travail de tri et de ne retenir que les informations utiles. (C’est un des revers de la prise de note Google Meet automatique !)
S’appuyer sur un modèle pour prendre des notes en réunion
La rationalisation du processus de saisie des informations est essentielle : pour vous aider à faire ce tri, n’hésitez pas à vous appuyer sur un modèle, pour prendre des notes en réunion. Notez que tout compte-rendu débute de la même manière – à savoir, la date, les participants et l’ordre du jour. Il se conclut, aussi systématiquement, par la date de la prochaine réunion.
Ensuite, le cœur des échanges dépend de la nature du rendez-vous : par exemple, pour une réunion d’équipes, les notes évoqueront les points abordés, les décisions prises et les mesures à prendre ; pour une réunion de projets, elles se concentreront sur les étapes, l’état actuel, les problèmes & obstacles, avant d’inscrire les décisions prises, les mesures à prendre.
Sélectionner le bon outil
Aujourd’hui, il existe des outils qui peuvent notablement améliorer votre efficacité, pour prendre des notes en réunion (Microsoft OneNote, Evernote…).
L’Intelligence Artificielle peut aussi être utilisée dans la prise de note Google Meet. En effet, l’outil de visioconférence gère automatiquement cette fonctionnalité, en français, depuis le mois d’août 2024. Il capte les points clés et en propose un résumé, envoyé par mail ou joint à l’événement de l’agenda. Notez que cette option n’est disponible que pour les utilisateurs de Google Workspace (business standard et business plus).
Faire le compte-rendu immédiatement après la réunion
Que vous ayez pris des notes à la main, directement à l’ordinateur ou que vous ayez utilisé la prise de note Google Meet automatique, il faut impérativement travailler le compte-rendu, directement après la fin du rendez-vous.
En réservant quelques minutes pour cette rédaction, à l’issue de la réunion, vous pourrez utiliser votre mémoire pour compléter les blancs, rectifier les mots et abréviations erronés ou incertains, réécrire des passages et enfin, structurer le document, pour dégager les titres et sous-titres.
